Erschließung bezeichnet das Ordnen und Verzeichnen von Archivgut. Ziel der Erschließung ist, die Archivalien zu identifizieren und auffindbar zu machen. Damit ist die Erschließung Voraussetzung für die Benutzbarkeit eines Archivs und gehört zu den Kernaufgaben eines Archivars. § 6 Abs. 4 Hessisches Archivgesetz (HArchivG) verpflichtet daher die öffentlichen Archive, das Archivgut nach archivfachlichen Gesichtspunkten zu ordnen und zu erschließen.
Unter den Begriff Ordnung fallen drei Aspekte, die beachtet werden müssen. Die Grundlage der archivischen Ordnung bildet eine Archivtektonik, die Gliederung aller Bestände im Archiv. Der Aufbau einer Tektonik kann unterschiedlich angelegt werden. Oftmals erfolgt sie nach historischen Zeitabschnitten; für kleinere Archive ist diese Art der Gliederung jedoch bisweilen überdimensioniert. Folgendes Beispiel soll das Prinzip einer einfachen Struktur nach Archivaliengruppen verdeutlichen:
- A Urkunden
- B Amtsbücher
- C Stadtteilarchive (bis 19xx)
- D städtisches Schriftgut (ab 19xx)
- E nichtstädtisches Schriftgut (z. B. Nachlässe)
- F Personenstandsregister
- G Sammlungen
Um innerhalb der Tektonik Bestände zu bilden, wendet man das Provenienzprinzip (Ordnung nach Herkunft) an. Mit der Anwendung des Provenienzprinzips ist nachvollziehbar, von welchem Registraturbildner ein Bestand stammt, z. B. vom Tiefbauamt. Werden die Bestände miteinander vermischt und nach dem Pertinenzprinzip (Ordnung nach Sachbetreffen) geordnet – wie es in vielen Archiven bis in das 19. oder auch 20. Jahrhundert hinein der Fall war –, so ist der Entstehungszusammenhang nicht mehr klar erkennbar und das Verwaltungshandeln nicht nachvollziehbar.
Die Feingliederung (Klassifikation) innerhalb eines Bestandes erfolgt oft nach inhaltlichen Kriterien. Der Aufbau einer Klassifikation kann sich z. B. an einem vorhandenen Aktenplan orientieren oder nach logischen Gesichtspunkten gegliedert sein (siehe die Beispieltektonik zum Download).
Der nächste Schritt ist die Verzeichnung. Darunter versteht man die Aufnahme von inhaltlichen und formalen Merkmalen, früher auf Karteikarten, heute mittels einer Verzeichnungssoftware. Das Archivale erhält dabei eine Signatur und einen Titel, der den Inhalt prägnant wiedergeben sollte. Auch die Bestimmung der Laufzeit ist bei der Verzeichnung von hoher Bedeutung. Darüber hinaus können, mit Hilfe eines „Enthält-Vermerks“, der Kern einer Akte präzisiert oder besondere Inhalte erfasst sowie formale Beschreibungen wie Umfang des Bestandes, Größe (z. B. bei Karten), Informationen zu Beschädigungen etc. abgebildet werden.
Die Einhaltung von Richtlinien bei der Verzeichnung, um Merkmale einheitlich aufzunehmen, ist für die Verzeichnungsqualität förderlich. Auch die Migrierbarkeit in ein anderes Erschließungsprogramm oder ein Online-Portal - wie das Archivportal-D - wird durch eine einheitliche Verzeichnung deutlich vereinfacht. Alle gängigen Archivsoftwareprodukte berücksichtigen solche Standards, wie den international anerkannten Standard ISAD-G.
Das Resultat der Erschließung sollte ein Findmittel sein, in welchem die Bestände klassifiziert und recherchierbar sind. Das Findmittel kann entweder analog oder digital erstellt werden. Die meisten Verzeichnungsprogramme beinhalten die Funktion, ein Findbuch auszudrucken. Analoge Findmittel haben allerdings den Nachteil, dass eine Recherche für den Benutzer mühsam und zeitaufwändig ist. Digitale Findmittel eröffnen hingegen zahlreiche und verschiedene Möglichkeiten der Recherche und Präsentation. Zu empfehlen ist die Bereitstellung der Daten im Internet, sofern diese keinen Schutzfristen unterliegen. Zum einen präsentiert sich das Archiv auf diese Weise nach außen, zum anderen können Interessierte durch diesen Service differenzierter recherchieren, sich schon im Vorfeld informieren und das Archiv gezielt besuchen. Überregionale Portale wie das Archivportal-D, in das auch Kommunalarchive ihre Erschließungsdaten einspeisen können, ermöglichen Nutzerinnen und Nutzern die vernetzte Suche in den Beständen zahlreicher Archive und ermöglichen es kleineren Archiven, ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und ihren Nutzerkreis zu erweitern.
Welche Verzeichnungssoftware ist geeignet? Je nach Größe und Anspruch des Archivs unterscheiden sich auch die empfehlenswerten Verzeichnungsprogramme. Manche beinhalten Zusatzfunktionen wie beispielsweise eine Magazinverwaltung, Basisversionen enthalten nur Grundfunktionen. Die Wahl eines Programms sollte sich also auf die Bedürfnisse des jeweiligen Archivs stützen. Um unnötige Mehrausgaben zu vermeiden, empfiehlt es sich, vor der Anschaffung genaue Informationen einzuholen. Neben der Möglichkeit, eine kommerzielle Archivsoftware zu erwerben, besteht die Option, sich an das vom Hessischen Landesarchiv in Zusammenarbeit mit dem Niedersächsischen Landesarchiv entwickelte Archivinformationssystem (ARCINSYS) anzuschließen. Die Höhe der Kosten bemisst sich nach der Größe des jeweiligen Archivs (gestaffelt nach der Anzahl der Archivmitarbeitenden). Die verzeichneten Daten sind, auch bestandsübergreifend, im Internet recherchierbar, sofern sie freigegeben werden.