Der Ausbau digitaler Angebote und die Bereitstellung digitalisierten Archivguts schreitet voran und wird von Nutzer*innen begrüßt, ja oft gefordert. Und auch wenn die Digitalisierung von Archivgut längst zu den Kernaufgaben vieler Archive gehört, stellt sie doch eine Zusatzleistung dar. Durch sie kann ein zusätzlicher Komfort für die Nutzung geschaffen und die Bekanntheit des Archivs erhöht werden. In der Bestandserhaltung wird sie eingesetzt, um die Originale zu schützen – wenn Digitalisate in guter Qualität vorhanden sind, kann auf die Vorlage des Originals in den meisten Fällen verzichtet werden. Gerade im Hinblick auf den Schutz der Archivalien ist eine Digitalisierung von häufig genutztem oder von Zerfall bedrohtem Archivgut empfehlenswert. Trotzdem ist der Originalerhalt – auch nach Hessischem Archivgesetz – unabdingbar und es dürfen keinesfalls Archivalien beim Digitalisierungsvorgang beschädigt oder vernichtet werden. Eine Digitalisierung von Archivgut ist also nur unter Aufbewahrung und Erhalt der Originale zulässig!
Doch neben den vielen Vorteilen birgt die Digitalisierung auch Risiken und Mehraufwände. So entstehen durch Speicherung und Datenerhaltung dauerhaft Kosten, welche die reinen Digitalisierungskosten und die Kosten für die fachgerechte Unterbringung analogen Archivguts schnell übersteigen. Eine Investition in Digitalisate ist nur sinnvoll, wenn diese auch langfristig und in guter Qualität vorgehalten werden können. Daher ist eine redundante Speicherung z.B. durch manuelle Backups oder besser noch durch hardwareseitige Redundanz (gespiegelte Server, RAID-Systeme) unbedingt empfehlenswert.
Für eine Digitalisierung kommen nur bewertete und vollständig erschlossene Bestände in Betracht. Eine Komplettdigitalisierung ist jedoch weder sinnvoll noch finanzierbar. Vor Beginn eines Digitalisierungsprojekts sollten folgende Planungsschritte bedacht werden:
- Beständepriorisierung
- Finanzierung
- Bestandserhaltung und physische Voraussetzungen
- Vergabe an Dienstleister oder Digitalisierung im Haus?
- Anforderungen und Leistungsbeschreibung
- Speicherung
- Qualitätskontrolle und Dokumentation
- Präsentation und Verfügbarmachung
Bei der Anfertigung der Digitalisate ist generell eine Speicherung im TIFF-Format zu empfehlen, da es sich hierbei um das empfohlene hochauflösende und langzeitstabile Archivformat handelt. Alle anderen Formate sind (nach aktuellem Forschungsstand) aufgrund ihrer Kompression fehleranfällig und nicht für die Langzeitspeicherung geeignet. Es sollten ein unkomprimiertes Master-Digitalisat und ein daraus abgeleitetes Nutzungsdigitalisat in einem komprimierten Format (z.B. JPG) angelegt werden. Das Nutzungsdigitalisat ist dann deutlich kleiner und für die Nutzung und Präsentation im Internet geeignet. Vor einer Online-Präsentation sind allerdings unbedingt damit verbundene Rechtsfragen (insbesondere Urheberrecht, Persönlichkeitsrechte) zu klären.
Weiterführende Informationen finden Sie in unserer „Handreichung Digitalisierung“, die Sie auf dieser Seite herunterladen können.
Für die Digitalisierung stehen vielfältige Fördermöglichkeiten bspw. durch die DFG zur Verfügung. Auch besteht für hessische Kommunalarchive die Möglichkeit, mit bestimmten Archivbeständen an der Bundessicherungsverfilmung (Erfassungsstelle am Hessischen Hauptstaatsarchiv Wiesbaden) teilzunehmen und die dort erstellten Digitalisate kostenfrei zu erhalten. Bestände können über ein Online-Formular angemeldet werden. Nähere Informationen zu den Bedingungen und den Link zum Formular finden Sie unten auf der Seite.