Archive sind Orte, an denen Unterlagen für die Ewigkeit bewahrt werden, wenn sie aufgrund ihrer historischen und/oder rechtlichen Bedeutung von bleibendem Wert sind. Öffentliche Archive haben zudem die wichtige Aufgabe, ihr Archivgut den Bürgerinnen und Bürger zur Nutzung bereit zu stellen und sichern somit die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns in einem demokratischen Rechtsstaat.
Die Archivierung ist für die öffentliche Verwaltung in Hessen, u.a. für Behörden und Einrichtungen des Landes, die Hochschulen und die Kommunen im Hessischen Archivgesetz (HArchivG) geregelt. § 18 HArchivG definiert sie als pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe für die Kommunen: „Die Träger der kommunalen Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen regeln die Archivierung ihrer Unterlagen in eigener Zuständigkeit nach Maßgabe dieses Gesetzes durch Satzung. Zu diesem Zweck unterhalten sie im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit eigene oder gemeinschaftlich getragene öffentliche Archive.“ Aber auch andere Gesetze, wie z.B. das Personenstandsgesetz (PStG) oder das Bundesmeldegesetz (BMG) enthalten Regelungen zur Archivierung.
Auch die Aufgaben eines Archivs definiert das hessische Archivgesetz (§ 2 Abs. 1 HArchivG):„Die Archivierung umfasst die Aufgaben, die Archivwürdigkeit von Unterlagen festzustellen, diese zu übernehmen, sie sachgemäß aufzubewahren, dauerhaft zu sichern, deren Integrität und Authentizität zu bewahren sowie sie zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, verfügbar zu machen und für die Nutzung bereitzustellen.“
Hierbei kommen alle Hauptaufgabenbereiche eines Archivs zur Sprache – die Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung, Erschließung und Nutzung. Auf unserer Homepage finden Sie zu den einzelnen Themenbereichen weitere Informationen.
Oft wird in den Verwaltungen, in denen (noch) kein öffentliches Archiv existiert, die Altregistratur irrtümlich als „Archiv“ bezeichnet. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um das öffentliche Archiv im Sinne des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG). In der Altregistratur werden die Akten aufbewahrt, solange ihre Aufbewahrungsfristen laufen. Nach Fristablauf werden die Akten ausgesondert und dem zuständigen Archiv angeboten. Dieses entscheidet über die Archivierung oder Vernichtung. Die archivwürdigen Unterlagen gehen in das Archiv über und werden dauernd aufbewahrt. Mehr zum Thema Schriftgutverwaltung erfahren Sie hier.
Eine geregelte Archivierung bietet große Vorteile für die Verwaltung, denn Archive sind Dienstleister mit doppeltem Nutzen. Zum einen haben sie eine rechtssichernde-administrative Funktion gegenüber der aktuellen Verwaltung und zum anderen stellen sie ein Dienstleistungsangebot der Kommune oder Institution an die Bürgerinnen und Bürger und die Forschung dar.
Die Verwaltung spart durch Kassation und Aufbewahrung der jeweils richtigen Unterlagen Kosten und Arbeitszeit. Es wird Rechtssicherheit geschaffen und die Sachbearbeitung entlastet. Ein Archiv ermöglicht somit eine effizientere und rationellere Verwaltungsarbeit. Archive bewahren zudem das historische und kulturelle Erbe und sind eine wichtige Informationsquelle für die Forschung sowie die Bürgerinnen und Bürger. Sie unterstützen die kommunale Gedenkkultur, fördern die historische Bildungsarbeit und tragen zur Identifikation der Bürgerinnen und Bürger mit der eigenen Geschichte bei.
Sie möchten ein Archiv einrichten und benötigen Unterstützung? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Die Archivberatung berät nicht nur die Kommunen in Hessen zur Archivierung. Wir stehen mit unserem Beratungsangebot allen nichtstaatlichen Archiven und ihren Trägern in Hessen offen.