Digitale Unterlagen

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Digitale Unterlagen sind heute in jeder kommunalen Verwaltung so selbstverständlich wie der Computer, mit dem sie erzeugt werden. Sie entstehen durch die Dateneingabe in Fachverfahren und die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) ebenso wie durch eMail-Verkehr und die Speicherung von Daten in Ordnerstrukturen (files). Daneben hat inzwischen jede Gemeinde in Hessen eine sich regelmäßig wandelnde Webseite. Viele dieser Daten existieren darüber hinaus auch nur noch in der digitalen Form. Das Ausdrucken ist aufgrund von Funktionalitäten wie Suchfunktionen, graphischer Aufbereitung oder Links, aufgrund der häufigen Veränderung von Einzeldaten oder aufgrund der schieren Datenmenge in vielen Fällen nicht mehr sinnvoll oder wirtschaftlich. Wie alle Unterlagen von öffentlichen Stellen sind aber auch die elektronischen Unterlagen nach § 8 Abs. 1 HArchivG dem zuständigen Archiv anzubieten und im Fall ihrer Archivwürdigkeit von diesem zu übernehmen. Die behördeninterne Speicherung von Daten ist keine Langzeitarchivierung genau wie eine analoge Altregistratur kein Archiv ist!

Die technischen und materiellen Voraussetzungen für eine Übernahme, Langzeitspeicherung und Nutzbarmachung von elektronischen Unterlagen sind in den hessischen Kommunalarchiven derzeit allerdings selten vorhanden oder gerade im Aufbau, weil die Anforderungen der Archivierung weit über Backup-Lösungen hinausgehen. Daten müssen aus ihrem Produktivsystem exportiert und auch ohne die Software, mit der sie erstellt wurden, gelesen werden können. Dabei muss ihre Authentizität und Integrität und damit ihre Vertrauenswürdigkeit sichergestellt sein. Das ist wiederum nur durch die Präservierung der Metadaten zu digitalen Daten möglich, die damit genauso wichtig sind, wie die Daten selbst. Die Daten müssen ohne Verluste bei ihren signifikanten Eigenschaften in Formate migriert werden, deren langfristige Lesbarkeit wahrscheinlich ist, wobei auch die Tauglichkeit dieser Formate regelmäßig geprüft werden muss.

Antworten auf die digitale Herausforderung für die öffentlichen Archive haben sich mittlerweile in Form des von den Raumfahrtorganisationen NASA und ESA entwickelten Offenen Archiv-Informations-Systems (Open Archival Information System) OAIS, dessen deutsche Übersetzung online zugänglich ist, sowie in Form von Metadaten-Standards wie PREMIS oder METS etabliert. In den letzten Jahren wurden archivische Speichermanagementsysteme und Speicherlösungen entwickelt, die diese Standards umsetzen und die derzeit schon in zahlreichen staatlichen und nichtstaatlichen Archiven in Deutschland eingesetzt werden.

Für öffentliche Archive in Hessen, für die der Schritt in die digitale Langzeitarchivierung ansteht, bietet das Hessische Landesarchiv die Möglichkeit, das in Baden-Würrtemberg, Hessen, Bayern und dem Verbund Digitale Archivierung Nord (DAN) genutzte Speichermanagement-Systems DIMAG weiterzugeben. DIMAG ist mittlerweile in den Landesarchiven von zehn Bundesländern sowie in zahlreichen nichtstaatlichen Archiven im Einsatz. Die Höhe der Kosten bemisst sich nach der Größe des Jeweiligen Archivs (gestaffelt nach der Anzahl der Archivmitarbeiter*innen). Die Kooperation mit dem Hessischen Landesarchiv umfasst die Weitergabe der Software und Tools sowie den technischen und fachlichen Support. Die Datenspeicherung und -sicherung muss derzeit noch in Eigenleistung durch das Partnerarchiv organisiert werden, eine Verbundlösung für die hessischen Partnerarchive ist aber in Planung.

Zahlreiche Anregungen und Hilfen zur Archivierung digitaler Unterlagen bietet das Kompetenznetzwerk Nestor, in dem Institutionen wie das Landesarchiv Baden-Württemberg, die Bayerische Staatsbibliothek und die Deutsche Nationalbibliothek zusammenarbeiten und in dem auch die deutsche Übersetzung des OAIS-Referenzmodells erarbeitet wurde. Zudem haben sich mehrere Arbeitskreise auf nationaler und regionaler Ebene gebildet. Um den archivfachlichen Austausch über offene Fragen und erprobte Lösungen in Hessen zu fördern, hat die Archivberatungsstelle den Arbeitskreis Digitale Archivierung initiiert.