Papier und Pergament altern kontinuierlich. Mit dem Alterungsprozess geht ein Substanzabbau einher, der unter günstigen Lagerungsbedingungen langsamer voranschreitet, bei schlechten Lagerungsbedingungen aber rapide beschleunigt wird. Um die Alterung von Schriftgut zu verlangsamen, sollten schon bei dessen Entstehung in Ämtern und Behörden einige Grundregeln beachtet werden. Für die Archivierung bietet die DIN ISO 11799 umfassende Hinweise. Unsere elementaren Empfehlungen sind folgende Punkte:
In der Verwaltung
- Das verwendete Papier sollte säurefrei und alterungsbeständig sein und die Anforderungen der DIN ISO 9706 erfüllen.
- Schreibstoffe sollten abrieb- und wärmebeständig, wasserfest, säurefrei und lichtecht sein und sollten die Anforderungen der DIN ISO 11798 erfüllen.
- Auch auf die Qualität von Druckertinten und Tonern sollte schon bei der Auswahl eines neuen Gerätes geachtet werden.
- Die Aufbewahrung in Folien und die Verwendung von Textmarkern sollte auf das nötigste Maß beschränkt werden.
Im Archiv
- Entmetallisierung: Heft- und Büroklammern sowie Gummibänder sollten vom Archivgut entfernt werden.
- Verpackung: Archivgut sollte in Schutzumschläge und Archivkartons verpackt werden, die die DIN ISO 16245 erfüllen. Archivkartons dieses Standards bieten einen guten Schutz bei Wasserschäden, Bränden und physischen Belastungen. Eine zentrale Voraussetzung für die sachgerechte Verpackung ist allerdings die vorausgehende Bewertung.
- Sauberkeit: Ein Archivmagazin sollte regelmäßig gesaugt und nebelfeucht gewischt werden. Auch die Regalflächen sollten regelmäßig gereinigt werden. Staub und Schmutz sind ein Nährboden für Schädlinge, die auch das Archivgut nicht verschmähen. Werden von Schimmel oder Schädlingen befallene Unterlagen übernommen, so sollten sie keinesfalls unbehandelt im Magazin eingelagert werden!
- Magazinklima: Papier, Pergament und andere Materialien reagieren auf Klimaveränderungen. Temperatur und relative Luftfeuchtigkeit sollten so schwankungsarm und stabil wie möglich gehalten werden. Empfohlene Grenzwerte sind:
| Papier | Pergament | Fotomaterial | Fotographische Papierabzüge schwarzweiß | |
| Temperatur | 14-21 °C | 14-18 °C | < 8 °C | < 16 °C |
| Relative Feuchte | 30-50% | 30-50% | 15-50% | 30-50% |
Bei einer zu geringen Luftfeuchtigkeit werden Papier und Pergament spröde und brüchig, bei einer zu hohen Luftfeuchtigkeit steigt die Gefahr der Schimmelbildung. Schwankungen ermöglichen die Bildung von Kondenswasser und erhöhen damit wiederum die Gefahr der Schimmelbildung. Grundsätzlich ist deshalb eine kontinuierliche Klimaüberwachung mit einem Datenlogger zu empfehlen. Diese Geräte können bei der Archivberatung kostenfrei ausgeliehen werden.
Ausführliche Hinweise zur Lagerung der unterschiedlichen Archivaliengattungen (z. B. fotografische Materialien, Großformate, Urkunden etc.) finden Sie im Ratgeber Bestandserhaltung, der für Sie zum Download bereit steht.
Die Bundesbeauftragte für Kultur und Medien (BKM-Sonderprogramm zur Erhaltung des schriftlichen Kulturguts) und das Land Hessen (Landesprogramm Bestandserhaltung) fördern Maßnahmen zum Erhalt des schriftlichen Kulturguts (z. B. Verpackung, Entsäuerung, Reinigung) in Archiven im Rahmen von jährlich ausgeschriebenen Förderprogrammen. Beratung und Antragsstellung koordiniert die Koordinierungsstelle Bestandserhaltung Hessen, auf deren Homepage Sie auch viele nützliche Informationen zum Antrag und den Förderkriterien finden. Über die aktuellen Antragsfristen werden Sie auch immer im Archivtelegramm informiert.