Der Begriff der Aufbewahrungsfristen ist in jeder Verwaltung geläufig. Häufig wird er mit einem als „Archiv“ bezeichneten Aufbewahrungsort assoziiert. Was in diesem Kontext als „Archiv“ bezeichnet wird, ist aber in der Regel nicht das öffentliche Archiv einer öffentlichen Verwaltung im Sinn des Hessischen Archivgesetzes, sondern ihre Registratur.
In der Registratur zeigen die Aufbewahrungsfristen an, wie lange Unterlagen – aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder aufgrund interner Festlegungen – aufbewahrt werden müssen. Sie laufen üblicherweise 1 bis 6, 10, 15 oder 30 Jahre. In manchen Fällen wird durch die Kennzeichnung mit „d“ die dauerhafte Aufbewahrung verfügt. Eine gute Übersicht über Aufbewahrungsfristen bietet der Bericht Nr. 4/2006 der Kommunalen Gemeinschaftsstelle (KGSt) mit dem Titel „Aufbewahrungsfristen für Kommunalverwaltungen“. Der Bericht schreibt die Empfehlungen der KGSt von 1997 fort. Er ist als Arbeitshilfe für die Festsetzung von Aufbewahrungsfristen zu empfehlen und steht gedruckt und digital zur Verfügung.
Aufbewahrungsfristen beinhalten allerdings keine archivische Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen. Sie sind keine Löschvorschriften und auch keine Schutzfristen; sie sagen in keinem Fall etwas darüber aus, ob Unterlagen nach dem Fristablauf vernichtet werden können.
Soweit nicht gesetzliche Löschvorschriften dem Archivgesetz ausdrücklich vorgehen, sind nach § 4 Abs. 1 Hessisches Archivgesetz (HArchivG) alle Unterlagen der Gemeinden, Landkreise und kommunalen Verbände dem zuständigen öffentlichen Archiv anzubieten, sobald sie zur Erfüllung der Aufgaben der jeweiligen Stelle nicht mehr erforderlich sind. Die Anbietung von Unterlagen sollte spätestens zum Ablauf der für sie festgelegten Aufbewahrungsfristen erfolgen; sie kann jedoch auch vorher erfolgen. Unterlagen mit der Aufbewahrungsfrist „d“ sind von der Anbietungspflicht nicht ausgenommen.
Bewertet das Archiv die Unterlagen als „archivwürdig“ und übernimmt sie, so wird die Aufbewahrungsfrist nach § 4 HArchivG auch im Archiv eingehalten. Durch die Übernahme in das öffentliche Archiv bekommen die Unterlagen den in § 2 Abs. 4 HArchivG definierten Status von öffentlichem Archivgut. Als solches sind sie dauernd aufzubewahren. Der Ablauf der Aufbewahrungsfrist hat daher in diesem Fall keine Bedeutung mehr.
Bewertet das Archiv Unterlagen vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist als nicht archivwürdig und übernimmt sie nicht, so müssen die Unterlagen bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist bei der anbietenden Stelle aufbewahrt werden. Danach sind sie nach § 4 Abs. 3 HArchivG zu vernichten, wenn „das zuständige Archiv [sie] zur Vernichtung oder Löschung freigegeben hat und bei denen kein Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Vernichtung oder Löschung schutzwürdige Belange von Betroffenen beeinträchtigt werden“.
In jedem Fall liegt die Entscheidung über Archivierung von Unterlagen nach § 5 HArchivG bei dem zuständigen öffentlichen Archiv. Erst wenn das zuständige öffentliche Archiv die Übernahme abgelehnt oder nicht binnen eines Jahres entschieden hat, können Unterlagen vernichtet werden. Welches Archiv das zuständige öffentliche Archiv ist, regelt in Hessen die Archivsatzung einer kommunalen Gebietskörperschaft.