Schutzfristen

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Archivarin Schutzfristen

Die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen in einem Archiv hat zum Ziel, schriftliches Kulturgut zu bewahren, vor Zersplitterung zu schützen und seine öffentliche Nutzung zu gewährleisten. Die Bereitstellung von Archivgut für die Benutzung gehört also wesentlich zu den Aufgaben eines öffentlichen Archivs.

 

Das bedeutet jedoch nicht unmittelbar und zwangsläufig, dass Archivgut von jedermann ohne Einschränkungen eingesehen und möglicherweise in Publikationen wörtlich oder dem Sinn nach wiedergegeben werden darf. Vielmehr regeln das Hessische Archivgesetz (HArchivG), die Archivsatzungen der hessischen Kommunen sowie in bestimmten Fällen das Bundesarchivgesetz (BArchG) und weitere für das Archivgut im Einzelfall relevante Gesetze und Verträge, ob und unter welchen Voraussetzungen eine Benutzung stattfinden kann.

 

Die Archivgesetze und -satzungen schaffen durch Schutzfristen einen Ausgleich zwischen den Interessen der die Unterlagen abgebenden Stelle und der von den Unterlagen Betroffenen einerseits und den Interessen der Forschung und der interessierten Öffentlichkeit andererseits. Schutzfristen sagen aus, wie lange Unterlagen ab ihrer Entstehung nicht zur Benutzung vorgelegt werden dürfen. Schutzfristen sind also keine Aufbewahrungsfristen.

 

Je nach Unterlagen und je nach der auf sie anzuwendenden Rechtsvorschrift greifen verschiedene Schutzfristen. Nach § 13 Abs. 1 Satz 1 HArchivG gilt im Regelfall eine Schutzfrist von 30 Jahren „nach Entstehung der Unterlagen“.

 

Bei einer Akte wird diese Frist vom Ende der Laufzeit der Akte an gerechnet; als Laufzeit gilt dabei die Zeitspanne zwischen dem ältesten und dem jüngsten „organischen Zuwachs“ der Akte. Ist eine Akte also in der Zeit vom 17. Februar 1978 bis 30. Juni 1985 entstanden, so endet die allgemeine 30jährige Schutzfrist mit dem 30. Juni 2015. Dabei ist es unerheblich, ob in der Laufzeit eine Lücke ist. Hätte die Beispielakte also in den Jahren 1983/84 keinen Zuwachs gehabt, so würde das an der Laufzeit insgesamt und der danach zu berechnenden Schutzfrist nichts ändern.

 

Als Ende der Laufzeit kann allerdings nur der letzte substantielle Zuwachs betrachtet werden: Wäre die Beispielakte 1992 eingesehen und dies durch einen Vermerk in der Akte festgehalten worden, so würde sich die Laufzeit und die Schutzfrist dadurch nicht verlängern.

 

Neben oder anstelle der allgemeinen Schutzfrist von 30 Jahren greifen in einigen Fällen weitere Schutzfristen.

 

Unterliegt eine Akte besonderen Geheimhaltungsvorschriften, so gilt nach § 13 Abs. 1 Satz 2 HArchivG eine Schutzfrist von 60 Jahren, wobei an dieser Stelle nicht Geheimhaltungsvorschriften des Bundes gemeint sind.

 

Handelt es sich bei Unterlagen um personenbezogenes Archivgut, so gilt neben der allgemeinen 30jährigen Schutzfrist zusätzlich eine personenbezogene Schutzfrist nach § 13 Abs. 2 HArchivG. Sie bestimmt, dass personenbezogenes Archivgut erst 10 Jahre nach dem Tod oder, wenn der Todestag nicht festzustellen ist, 100 Jahre nach Geburt der natürlichen Person, auf die sich das Archivgut bezieht, Dritten zur Benutzung vorgelegt werden darf. Bei personenbezogenen, Geheimhaltungsvorschriften unterliegenden Unterlagen beträgt diese Frist 30 Jahre nach dem Tod bzw. 120 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.

 

Die allgemeine und die personenbezogene Schutzfrist sind bei personenbezogenem Archivgut unabhängig voneinander zu prüfen. Die Unterlagen dürfen nur zur Benutzung vorgelegt werden, wenn beide Schutzfristen abgelaufen sind. Ausnahmen hiervon sind nur möglich, wenn eine noch laufende Schutzfrist im Rahmen der Bestimmungen von § 13 Abs. 5 HArchivG verkürzt wird.

 

Eine Verkürzung der Schutzfrist ist bei personenbezogenen Unterlagen nur möglich

  1. für Forschungsvorhaben, wenn schutzwürdige Belange betroffener Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder
  2. wenn das öffentliche Interesse an der Durchführung der Forschung die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt oder
  3. wenn das Einverständnis der betroffenen Person oder, im Falle ihres Todes, das Einverständnis ihrer Angehörigen gemäß § 13 Abs. 6 Satz 1 HArchivG vorliegt.

Unterliegt archiviertes Schriftgut Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung, so sind auf diese Unterlagen nicht die Schutzfristen nach § 13 HArchivG anzuwenden; stattdessen kommen gemäß § 12 Abs. 3 HArchivG in diesen Fällen §§ 2 und 5 Bundesarchivgesetz (BArchG) zum Tragen.

 

Dabei schreibt § 5 Abs. 3 BArchG für die in § 2 Abs. 4 Nr. 1 und 2 genannten Unterlagen eine Schutzfrist von 60 Jahren ab Entstehung dieser Unterlagen vor. Diese gegenüber der allgemeinen Schutzfrist nach § 13 Abs. 1 HArchivG deutlich längere Schutzfrist gilt insbesondere für Unterlagen, die nach § 30 Abgabenordnung dem Steuergeheimnis unterliegen, für Unterlagen, die nach § 35 Sozialgesetzbuch, Erstes Buch (SGB I) dem Sozialgeheimnis unterliegen sowie für andere Unterlagen, die einer Geheimhaltungsvorschrift unterliegen. Der besondere Schutz für diese Unterlagen impliziert zugleich ausdrücklich die Anbietungspflicht gegenüber dem zuständigen Archiv.

 

Die hier gebotene Übersicht über Schutzfristen versteht sich als Orientierungshilfe. Wir empfehlen daneben die Lektüre der Rechtsvorschriften selbst.