Schutzfristen

Die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen in einem Archiv hat zum Ziel, schriftliches Kulturgut zu bewahren, vor Zersplitterung zu schützen und seine öffentliche Nutzung zu gewährleisten. Die Bereitstellung von Archivgut für die Benutzung gehört also wesentlich zu den Aufgaben eines öffentlichen Archivs.

Das bedeutet jedoch nicht unmittelbar und zwangsläufig, dass Archivgut von jedermann ohne Einschränkungen eingesehen und möglicherweise in Publikationen wörtlich oder dem Sinn nach wiedergegeben werden darf. Vielmehr regeln das Hessische Archivgesetz (HArchivG), die Archivsatzungen der hessischen Kommunen sowie in bestimmten Fällen das Bundesarchivgesetz (BArchG), ob und unter welchen Voraussetzungen eine Benutzung stattfinden kann.

Die Archivgesetze und -satzungen schaffen durch Schutzfristen einen Ausgleich zwischen den Interessen der die Unterlagen abgebenden Stelle und der von den Unterlagen Betroffenen einerseits und den Interessen der Forschung und der interessierten Öffentlichkeit andererseits. Schutzfristen sagen aus, wie lange Unterlagen ab ihrer Entstehung nicht zur Benutzung vorgelegt werden dürfen. Schutzfristen gelten nur für Archivgut – sie sind also keine Aufbewahrungsfristen.

Sie gelten in erster Linie für externe Nutzerinnen und Nutzer, die Archivgut einsehen möchten. Für Unterlagen, die aufgrund besonderer Vorschriften hätten gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen, gelten die archivischen Schutzfristen jedoch auch für die abgebenden Stellen (§ 9 Abs. 3 HArchivG) – denn nur so können sie in der Verwaltung als „gelöscht“ gelten. Dies betrifft aber nur einen sehr kleinen Teil des Archivguts und auch nicht alle Verwaltungsbereiche. In den meisten Fällen können die abgebenden Stellen „ihre“ Unterlagen problemlos durch das Archiv vorgelegt bekommen.

Je nach Unterlagen und je nach der auf sie anzuwendenden Rechtsvorschrift greifen verschiedene Schutzfristen. Nach § 9 Abs. 1 Satz 1 HArchivG gilt im Regelfall eine Schutzfrist von 30 Jahren „nach Entstehung der Unterlagen“.

Bei einer Akte wird diese Frist vom Ende der Laufzeit der Akte an gerechnet; als Laufzeit gilt dabei die Zeitspanne zwischen dem ältesten und dem jüngsten „Zuwachs“ der Akte. Ist eine Akte also in der Zeit vom 17. Februar 1978 bis 30. Juni 1985 entstanden, so endet die allgemeine 30-jährige Schutzfrist mit dem 30. Juni 2015. Als Ende der Laufzeit kann allerdings nur der letzte substantielle Zuwachs bzw. „der Zeitpunkt der letzten inhaltlichen Bearbeitung“ (§ 4 Abs. 1 HArchivG) betrachtet werden: Wäre die Beispielakte 1992 eingesehen und dies durch einen Vermerk in der Akte festgehalten worden, so würden sich die Laufzeit und die Schutzfrist dadurch nicht verlängern.

Neben der allgemeinen Schutzfrist von 30 Jahren greifen in einigen Fällen weitere Schutzfristen.

Unterliegt eine Akte besonderen Geheimhaltungsvorschriften, so gilt nach § 9 Abs. 1 Satz 2 HArchivG eine Schutzfrist von 60 Jahren, wobei an dieser Stelle nicht Geheimhaltungsvorschriften des Bundes gemeint sind.

Hierzu zählen unter anderem die sogenannten Verschlusssachen (VS). Der Umgang mit diesen Unterlagen ist in der Verschlusssachenanweisung des Landes Hessen (VSA) geregelt, die auch für die Kommunen gilt. Verschlusssachen werden in die Geheimhaltungsgrade „streng geheim“, „geheim“, „VS-Vertraulich“ und „VS-Nur für den Dienstgebrauch“ (§ 3 VSA) eingestuft, die auf der Akte aufgebracht werden müssen. Die VS-Einstufung endet laut § 9 Abs. 3 VSA nach 30 Jahren, sofern keine kürzere oder längere Frist bestimmt ist. Unterlagen, die als VS eingestuft sind, sind dem Archiv nach § 27 Abs. 2 VSA anzubieten, da sich die Archivierung nach dem HArchivG richtet.

Handelt es sich bei Unterlagen um personenbezogenes Archivgut, so gilt neben der allgemeinen 30-jährigen Schutzfrist eine personenbezogene Schutzfrist nach § 9 Abs. 2 HArchivG. Sie ist auf Archivgut anzuwenden, das „sich seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlichen Inhalt nach auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht“ (§ 9 Abs. 2 HArchivG). Personenbezogenes Archivgut darf erst

• 10 Jahre nach dem Tod der Person, auf die sich das Archivgut bezieht oder
• wenn der Todestag nicht festzustellen ist, 100 Jahre nach Geburt oder
• wenn Geburts- oder Todestag nicht festzustellen sind, 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen

zur Benutzung vorgelegt werden.

Die allgemeine und die personenbezogene Schutzfrist sind bei personenbezogenem Archivgut unabhängig voneinander zu prüfen. Die Unterlagen dürfen nur zur Benutzung vorgelegt werden, wenn beide Schutzfristen abgelaufen sind. Ausnahmen hiervon sind nur möglich, wenn eine noch laufende Schutzfrist im Rahmen der Bestimmungen von § 9 Abs. 4 und 5 HArchivG verkürzt wird.

Eine Verkürzung der Schutzfrist ist bei personenbezogenen Unterlagen möglich

1. für Forschungsvorhaben, wenn schutzwürdige Belange betroffener Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder wenn das öffentliche Interesse an der Durchführung eines Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange überwiegt.
2. wenn die Nutzung des Archivguts zur Wahrnehmung berechtigter Belange im überwiegenden Interesse einer anderen Person oder Stelle unerlässlich ist und schutzwürdige Belange nicht beeinträchtigt werden.
3. wenn das Einverständnis der betroffenen Person oder im Falle ihres Todes das Einverständnis ihrer Rechtsnachfolger gemäß § 9 Abs. 6 HArchivG vorliegt.

Unterliegt archiviertes Schriftgut Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung, so sind auf diese Unterlagen nicht die Schutzfristen nach § 9 HArchivG anzuwenden; stattdessen kommen gemäß § 7 Abs. 2 HArchivG in diesen Fällen §§ 6 und 11 Bundesarchivgesetz (BArchG) zum Tragen. Dabei schreibt § 11 Abs. 3 BArchG für die in § 6 Abs. 1 und 4 genannten Unterlagen eine Schutzfrist von 60 Jahren ab Entstehung dieser Unterlagen vor. Diese gegenüber der allgemeinen Schutzfrist nach § 9 Abs. 1 HArchivG deutlich längere Schutzfrist gilt insbesondere für Unterlagen, die nach § 30 Abgabenordnung dem Steuergeheimnis unterliegen, für Unterlagen, die nach § 35 Sozialgesetzbuch, Erstes Buch (SGB I) dem Sozialgeheimnis unterliegen sowie für andere Unterlagen, die einer Geheimhaltungsvorschrift des Bundes unterliegen. Der besondere Schutz für diese Unterlagen ergibt zugleich ausdrücklich die Anbietungspflicht gegenüber dem zuständigen Archiv.

Die hier gebotene Übersicht über Schutzfristen versteht sich als Orientierungshilfe. Wir empfehlen daneben die Lektüre unserer ausführlichen Handreichung (unten zum Download) und der Rechtsvorschriften selbst.