„Retrokonversion“ meint die Übernahme konventioneller Findmittel, also z. B. von handschriftlichen Repertorien oder maschinengeschriebenen Karteien, in eine digitale Form. Dazu stehen grundsätzlich zwei Wege offen: Abschreiben oder Scannen. Beides hat Vor- und Nachteile. Das Ziel der archivischen Retrokonversion ist aber in jedem Fall, Informationen über Bestände mittels einer Archivsoftware am Arbeitsplatz und im Internet beständeübergreifend recherchierbar zu machen. So können für Forschungsvorhaben relevante Unterlagen auch in Beständen gefunden werden, an die man zunächst nicht gedacht hätte. Daneben bietet die Übernahme älterer Findmitteleinträge in eine moderne Archivsoftware die Möglichkeit, die Findmittel – etwa durch eine Ergänzung der Bestandsgeschichte – aktuell zu halten, Fehler zu korrigieren und gut lesbare Findbücher in der benötigten Anzahl auszudrucken.
Förderung
Das Förderprogramm der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) zur Retrokonversion archivischer Findmittel ist mittlerweile beendet. Die Retrokonversion analoger Findmittel kann jedoch weiterhin im Rahmen eines Förderantrags für das aktuelle Förderprogramm „Erschließung und Digitalisierung“ beantragt werden. Wird ein Förderantrag von der DFG angenommen, so übernimmt sie in der Regel zwei Drittel der Retrokonversionskosten, ein Drittel trägt das antragstellende Archiv selbst. Die Fördermittel werden unabhängig von der Archivsparte und dem Umfang der zu retrokonvertierenden Findmittel vergeben. Auch kleine Kommunalarchive können also einen Antrag stellen.
Zu beachten sind nur drei Bedingungen: Die Bestände müssen sich in einer öffentlich-rechtlichen Einrichtung befinden sowie dauerhaft zugänglich und nutzbar sein. Zweitens dürfen die Bestände, für deren Findmittel Sie Fördergelder beantragen wollen, maximal zu 10% noch Schutz- bzw. Sperrfristen oder anderen Einschränkungen unterliegen. Drittens müssen die Findmitteldaten in einem geeigneten überregionalen Archivportal zur Recherche (open access) bereitgestellt werden. Zu beachten sind auch die DFG-Praxisregeln „Digitalisierung“.