Archive sind in den Verwaltungen häufig die Ansprechpartner, wenn es um Fragen der Schriftgutverwaltung geht. Denn Archivarinnen und Archivare sind nicht nur Expertinnen und Experten für „alte Unterlagen“, sondern auch für Aktenführung und digitales Records Management. Sie begleiten u. a. häufig die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in den Kommunalverwaltungen und sorgen für eine geregelte Aussonderung von Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
Für eine geregelte Schriftgutverwaltung müssen die einzelnen Stationen im „Leben“ des Verwaltungsschriftgutes klar voneinander unterschieden werden. Im Laufe seines „Lebens“ durchläuft das Verwaltungsschriftgut drei Stationen: Registratur – Altregistratur – Archiv. Diese lassen sich im sogenannten „Lebenszyklus einer Akte“ darstellen:
Während ihrer Bearbeitung befindet sich die Akte in der Registratur. Hier endet die Zeit mit dem Schließen der Akte. Die Bearbeitung ist damit abgeschlossen.
Nach dem Schließen der Akte beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen. Während dieser Phase befindet sie sich in der Altregistratur. Dieser Bereich wird in den Verwaltungen oft auch irrtümlich als „Archiv“ bezeichnet, ist jedoch nicht das öffentliche Archiv im Sinne des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG). Bei Bedarf kann auf die Akten zurückgegriffen werden; auch können sie zurück in Bearbeitung genommen werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind alle Akten auszusondern und dem zuständigen Archiv anzubieten. Unterlagen dürfen ohne die Zustimmung des Archivs nicht vernichtet werden. (§ 4 Abs. 3 HArchivG).
Nach der Anbietung an das Archiv bewertet dieses die Unterlagen und entscheidet über deren Archivwürdigkeit. Die archivwürdigen Unterlagen gehen in das Archiv über und werden zu öffentlichem Archivgut und somit zu Kulturgut umgewidmet. Sie werden dauernd aufbewahrt und erlangen einen neuen Rechtstatus. Die nicht archivwürdigen Unterlagen gibt das Archiv zur datenschutzkonformen Vernichtung/ Löschung frei.
Nähere Informationen können Sie auch unserer Handreichung „Registratur – Altregistratur – Archiv“ entnehmen, welche Sie unten herunterladen können.
Warum müssen Archiv und (Alt-)Registratur getrennt sein?
Sowohl im analogen als auch im digitalen Bereich müssen die Registraturen und das Archiv voneinander getrennt sein. Diese Trennung von Archivgut und Verwaltungsschriftgut ist unbedingt notwendig, um dem Datenschutz Rechnung zu tragen. Die Archivierung gilt rechtlich auch als Löschungssurrogat, d. h. die Anbietung und Übernahme ins Archiv ersetzt die datenschutzkonforme Löschung oder Vernichtung. Dieser Grundsatz macht es Archiven überhaupt erst möglich, Unterlagen, die Datenschutz- oder Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, dauerhaft zu archivieren. Damit jedoch die Archivierung die datenschutzkonforme Vernichtung ersetzen kann, müssen bestimmte Schutzmechanismen greifen. Nur so kann sichergestellt werden, dass sensible Daten nicht durch Unbefugte eingesehen, nachträglich verändert oder entwendet/ gelöscht werden können. Eine wichtige Maßnahme ist der Schutz vor unbefugter Nutzung (§ 6 Abs. 3 HArchivG). Dafür müssen Verwaltungsschriftgut und Archivgut räumlich getrennt sein. Die Unterlagen werden mit der Archivierung dem Zugriff der Verwaltung entzogen. Dies setzt voraus, dass auch der Zugang zu den Magazinen auf die Archivmitarbeitenden beschränkt werden muss (bspw. durch Schlüssel und/oder Schließberechtigungen). Gemäß § 2 Abs. 1 i.V.m. § 6 Abs. 3 HArchivG haben die öffentlichen Archive auch die Authentizität und Integrität des Archivguts zu bewahren, d. h. es vor nachträglicher Veränderung, Verfälschung oder Vernichtung zu schützen. Nur so bleibt das Verwaltungshandeln gemäß unseren rechtsstaatlichen Prinzipen dauerhaft nachvollziehbar und transparent. Ein weiterer Schutzmechanismus sind die Schutzfristen und Nutzungseinschränkungen nach § 8 und 9 HArchivG.
