Öffentlichkeitsarbeit im Kommunalarchiv

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Ausstellungseröffnung

Die Öffentlichkeitsarbeit hat in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen. Gerade für nichtstaatliche Archive ist sie Chance und Notwendigkeit zugleich, um sowohl von interessierten Bürgerinnen und Bürgern als auch von der eigenen Verwaltung als wertvoller Dienstleister wahrgenommen und genutzt zu werden.

Für die „interne“ Öffentlichkeitsarbeit in der Verwaltung sollte unbedingt das inzwischen meist vorhandene Intranet genutzt werden. Dort sollten die Aufgaben des Archivs innerhalb der Verwaltung dargestellt werden. Rechtsgrundlagen, also insbesondere die Archivsatzung, sowie Formulare wie z. B. eine Anbietungs-/Aussonderungsliste können bereits hier zum Download zur Verfügung gestellt werden. Generell ist es wichtig, die sachliche Kompetenz des Archivs für die Schriftgutverwaltung zu verdeutlichen und sich als Ansprechpartner für die jeweiligen Abteilungen anzubieten. Durch Unsicherheit, was mit ihrem Schriftgut nach der Abgabe an das Archiv geschieht, scheuen sich zumindest Teile von Verwaltungen noch immer oft vor der Abgabe ihres Schriftgutes. Diese Unsicherheit sollte durch eine gute Kommunikation und transparentes Handeln abgebaut werden. Sehr positiv wirkt es sich nach aller Erfahrung aus, wenn abgebenden Stellen Findmittel für die von ihnen an das Archiv abgegebenen Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Daneben kann eine Archivführung den Mitarbeiter*innen der Verwaltung die Funktion und den Nutzen des Archivs am praktischen Beispiel verdeutlichen.

Im Zeitalter der elektronischen Medien sind die Möglichkeiten, eine große Spannbreite der Öffentlichkeit anzusprechen, vielfältig. Eine Website, meist integriert in den Internetauftritt der Stadt oder Gemeinde bietet eine gute Grundlage, das Archiv und seine Funktion zu präsentieren und die wichtigsten Daten wie Adresse, Öffnungszeiten und Benutzungsmodalitäten darzustellen. Im besten Fall werden die Findmittel bereits online zur Verfügung gestellt. Dadurch sind die Benutzer in der Lage, sich im Vorhinein einen Überblick über die Bestände zu verschaffen. Liegen die Findmittel bislang nur in analoger Form vor, bietet sich durch die Retrokonversion die Möglichkeit, Findmittel in eine digitale Form zu bringen und online bereitzustellen.

Auch die sozialen Medien (Facebook, Twitter, Instragram etc.) werden von zahlreichen kleineren Archiven mittlerweile gewinnbringend genutzt. Der Einstieg ist einfach und erlaub es, neue Zielgruppen anzusprechen - doch ein Social-Media-Auftritt sollte gut durchdacht sein und vor allem sehr regelmäßig gepflegt werden. Veraltete Beiträge oder sporadische Posts können den erhofften Effekt schnell ins Gegenteil verkehren!

Werbemittel wie Beschilderungen, Faltblätter (Flyer), Plakate, mit Logos bedruckte Stifte, Blöcke etc. begegnen uns jeden Tag. Sie können auch für ein Kommunalarchiv genutzt werden und dabei einfach und wenig kostenintensiv sein. Sie sind aber wichtig für die Außenkommunikation. Ein Archiv ohne Türschild wird von außen nicht wahrgenommen und ist praktisch unsichtbar. Darüber hinaus hat jede Kommune an stark frequentierten Orten, z. B. im Rathaus, in der Stadtbibliothek oder bei kulturellen Veranstaltungen, die Möglichkeit Informationsbroschüren auszulegen. Darunter könnte sich auch ein Faltblatt des Archivs befinden.

Es existieren natürlich noch viele weitere Möglichkeiten eine steigende Aufmerksamkeit zu erzielen. Hierzu zählen eigene oder geliehene Ausstellungen, in deren Zusammenhang sich Plakate mit Abbildungen der „Highlights“ oder besonders repräsentativen Archivalien anbieten. Soweit die zeitlichen Möglichkeiten des Archivpersonals allein keine Ausstellung erlaubt, können Kooperationen mit dem örtlichen Museum oder dem Heimat- und Geschichtsverein fruchtbar sein. Einige Kommunalarchive finden sehr kreative Wege, die Öffentlichkeit über Veranstaltungen und Aktionen für ihre Arbeit zu interessieren - vom Filmabend über Podiumsdiskussionen bis hin zum "Escape Room" - hören Sie sich einmal bei Ihren Kolleg*innen um und profitieren Sie von ihrer Erfahrung!

Für den Erfolg von Veranstaltungen ist die Zusammenarbeit mit der örtlichen Presse grundsätzlich wichtig. Falls sich die Möglichkeit bietet, etwa einmal im Monat eine feste Rubrik für die „Nachrichten aus dem Archiv“ in der Lokalzeitung zu bekommen, sollte solch eine Gelegenheit genutzt werden.

Eine der wirkungsvollsten Werbemaßnahmen für ein Archiv ist sicherlich eine Begegnung von Bürger*innen mit ihrem Archiv vor Ort. Zu denken wäre hier an einen jährlicher „Tag der offenen Tür“, wofür sich insbesondere eine Teilnahme des Archivs am „Tag der Archive“ anbietet. Ein solcher Tag der offenen Tür verfolgt zwei Ziele: Zum einen wird die Aufgabe und Arbeit des Archivs anschaulich vermittelt, zum anderen wird die oft vorhandene Scheu vor einer Nutzung verringert. Denn meist ist nicht bekannt, dass die Nutzung von Archivgut in der Regel jedem Bürger und jeder Bürgerin zusteht.

Neben der Präsentation für die allgemeine Öffentlichkeit sollten auch Schüler*innen als potentielle Nutzergruppe im Blick sein. Entsprechend der Altersgruppen und der zur Verfügung stehenden Zeit bieten sich hier Führungen, Recherchen zur Ortsgeschichte oder angeleitete Arbeiten mit thematisch ausgesuchten Archivalien an. Für jüngere Schüler*innengruppen empfiehlt sich ein anfassbareres Angebot: So können z. B. auf Kopien Wappenschilde ausgemalt und mit Motivvorlagen beklebt, Siegel in Wachs gedrückt oder Schreibübungen mit einem Federkiel angeboten werden. Die Möglichkeit, frühere Techniken selbst auszuprobieren oder Originalquellen selbst in der Hand zu haben, wird erfahrungsgemäß in vielen Schüler*innengruppen sehr positiv aufgenommen. Das setzt jedoch eine gründliche Vorbereitung voraus. Daher ist eine langfristigere Kooperation mit örtlichen Geschichtslehrer*innen von Vorteil. Ein Kommunalarchiv kann auf diese Weise auch einen Beitrag zur Förderung der kommunalen Identität von Kindern und Jugendlichen leisten.