Erschließung von Archivgut

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Archivmitarbeiterin beim Verzeichnen

Die Erschließung umfasst das Ordnen und Verzeichnen von Archivgut. Ziel der Erschließung ist, die Archivalien zu identifizieren und auffindbar zu machen. Damit ist die Erschließung Voraussetzung für die Benutzbarkeit eines Archivs und gehört zu den Kernaufgaben eines Archivars. § 11 Abs. 3 Hessisches Archivgesetz (HArchivG) verpflichtet daher die öffentlichen Archive, zu denen nach § 2 Abs. 5 i.V.m. Abs. 3 HArchivG auch die Kommunalarchive zählen, das Archivgut nach archivfachlichen Gesichtspunkten zu ordnen und durch Findmittel zu erschließen.

Unter den Begriff Ordnung fallen drei Aspekte, die beachtet werden müssen. Die Grundlage der archivischen Ordnung bildet eine Archivtektonik, die Gliederung aller Bestände im Archiv. Der Aufbau einer Tektonik kann unterschiedlich angelegt werden. Oftmals erfolgt sie nach historischen Zeitabschnitten; für kleinere Archive ist diese Art der Gliederung jedoch bisweilen überdimensioniert. Folgendes Beispiel soll das Prinzip einer einfachen Struktur verdeutlichen.

 

A Akten

B Personenstandsregister

C Sammlungen

D Bibliothek

 

Um die Bestände voneinander abzugrenzen, wendet man das Provenienzprinzip (Ordnung nach Herkunft) an. Mit der Anwendung des Provenienzprinzips ist nachvollziehbar, von welchem Registraturbildner der Bestand stammt, z. B. Tiefbauamt. Werden die Bestände miteinander vermischt und nach dem Pertinenzprinzip (Ordnung nach Sachbetreffen) geordnet, so ist der Entstehungszusammenhang und das Verwaltungshandeln nicht mehr klar erkennbar.

Die Feingliederung (Klassifizierung) innerhalb eines Bestandes erfolgt oft nach inhaltlichen Kriterien. Der Aufbau einer Klassifikation kann sich z. B. an dem Aktenplan orientieren oder nach logischen Gesichtspunkten gliedern. Zur Visualisierung folgend ein Beispiel.

 

A Akten

         I Bauverwaltung

                  1 Tiefbauamt

                            a Verwaltung

                            b Personal

                  2 Hochbauamt

                            a Verwaltung

                            b Personal

 

Der nächste Schritt ist die Verzeichnung. Darunter versteht man die Aufnahme von inhaltlichen und formalen Merkmalen, früher auf Karteikarten, heute mittels einer Verzeichnungssoftware. Das Archivale erhält dabei eine Signatur und einen Titel, der den Inhalt prägnant wiedergeben sollte. Auch die Bestimmung der Laufzeit ist bei der Verzeichnung von hoher Bedeutung. Darüber hinaus können, mit Hilfe eines „Enthält-Vermerks“, der Kern einer Akte präzisiert oder besondere Inhalte erfasst sowie formale Beschreibungen wie Umfang des Bestandes, Größe (z. B. bei Karten), Informationen zu Beschädigungen etc.  abgebildet werden.

Die Einhaltung von Richtlinien bei der Verzeichnung, um Merkmale einheitlich aufzunehmen, ist für die Verzeichnungsqualität förderlich. Auch die Migrierbarkeit in ein anderes Erschließungsprogramm wird durch eine einheitliche Verzeichnung deutlich vereinfacht. Alle gängigen Archivsoftwareprodukte berücksichtigen solche Standards.

Das Resultat der Erschließung sollte ein Findmittel sein, in welchem die Bestände klassifiziert und recherchierbar sind. Das Findmittel kann entweder analog oder digital erstellt werden. Die meisten Verzeichnungsprogramme beinhalten die Funktion, ein Findbuch auszudrucken. Analoge Findmittel haben allerdings den Nachteil, dass eine Recherche für den Benutzer mühsam und zeitaufwändig ist. Auch eine beständeübergreifende Recherche wird erschwert. Digitale Findmittel eröffnen hingegen zahlreiche neue Möglichkeiten der Recherche und Präsentation. Zu empfehlen ist die Bereitstellung der Daten im Internet, sofern diese keinen Schutzfristen unterliegen. Zum einen präsentiert sich das Archiv auf diese Weise nach außen, zum anderen können die Benutzer durch diesen Service differenzierter recherchieren, sich schon im Vorfeld informieren und das Archiv gezielt besuchen. Dies kann auch eine Möglichkeit sein, neue Interessenten für das Archiv zu gewinnen.

 

Welche Verzeichnungssoftware ist geeignet? Je nach Größe und Anspruch des Archivs unterscheiden sich auch die empfehlenswerten Verzeichnungsprogramme. Manche beinhalten Zusatzfunktionen wie beispielsweise eine Magazinverwaltung, Basisversionen enthalten nur Grundfunktionen. Die Wahl eines Programms sollte sich also auf die Bedürfnisse des jeweiligen Archivs stützen. Ein kleines Gemeindearchiv benötigt aller Wahrscheinlichkeit nach z. B. keine digitale Magazinverwaltung. Um unnötige Mehrausgaben zu vermeiden, empfiehlt es sich, vor der Anschaffung genaue Informationen einzuholen. Neben der Möglichkeit, eine kommerzielle Archivsoftware zu erwerben, besteht die Option, sich an das vom Hessischen Landesarchiv in Zusammenarbeit mit dem Niedersächsischen Landesarchiv Archivinformationssystem anzuschließen. Die Kosten belaufen sich monatlich auf 30,00 EUR pro Arbeitsplatz. Der Vorteil hierbei ist der moderate Preis und der geringe Wartungsaufwand für Sie, da  das Landesarchiv die Sicherung der Daten übernimmt. Die verzeichneten Daten sind, auch bestandsübergreifend, im Internet recherchierbar, sofern sie freigegeben werden. Die Voraussetzung für die Nutzung von Arcinsys ist eine Internetanbindung und ein moderner PC.