Depositalverträge

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Bildersammlung

Um Unterlagen, die für die Geschichte einer Gemeinde und ihres gesellschaftlichen Lebens von Bedeutung sind, auf Dauer zu bewahren, ist es oft sinnvoll und sogar notwendig, die kommunale Überlieferung zu ergänzen. Ein typisches Beipsiel sind hier private Fotosammlungen oder auch die Unterlagen von Vereinen. Viele Stadt- und Gemeindearchive verwahren neben den archivwürdigen Unterlagen ihrer Kommune daher auch archivwürdige Unterlagen und Dokumentationsmaterialien, die sie gesammelt, erworben oder übernommen haben. Wurden die Unterlagen beispielsweise eines Nachlasses, des örtlichen Sportvereins oder einer Firma übernommen, ohne dass dadurch das Eigentum durch Schenkung oder Kauf an das Archiv übergegangen wäre, so handelt es sich hierbei in der Regel um ein Depositum.

Durch ein Depositum ergeben sich Rechte und Pflichten für das übernehmende Archiv und für den übergebenden Depositar; beide gehen daher durch das Depositum mündlich oder schriftlich ein Vertragsverhältnis ein, für das es jedoch keine gesetzlich vorgeschriebene Grundform gibt. Am nächsten kommen dem Vertragsverhältnis eines Depositums die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) vorgesehenen Bestimmungen über Leihe (§§ 598-606 BGB) und über die Verwahrung (§§ 688-700 BGB). Beide eigenen sich jedoch jeweils nur bedingt für ein Depositum. Bei der Leihe im Sinn des BGB geht es nicht um eine dauerhafte Bewahrung der geliehenen Sache, sondern um ihren Gebrauch durch den Entleiher; außerdem sieht das BGB ausdrücklich eine Rückgabepflicht vor. Bei der Verwahrung im Sinne des BGB hat der Verwahrer das ihm Anvertraute mit einer Sorgfalt „wie in eigenen Angelegenheiten“ zu verwahren (wie zum Beispiel den Mantel an der Theatergarderobe); er hat es dagegen nicht zu benutzen oder gar Dritten zur Benutzung vorzulegen. Gerade in der Ermöglichung der öffentlichen Nutzung liegt aber neben der dauerhaften Bewahrung der Sinn der Übernahme von schriftlichem Kulturgut in ein öffentliches Archiv.

Grundsätzlich ist es immer empfehlenswert, bei der Übergabe von archivwürdigen Unterlagen aus Privathand einen Depositalvertrag oder einen Schenkungsvertrag abzuschließen, um den beteiligten Parteien Rechtssicherheit zu gewährleisten und deren Rechte und Pflichten im Umgang mit dem Archivgut festzulegen. Die Schenkung ist aus Sicht des Archivs meist die anzustrebende Lösung, da hierbei alle Eigentumsrechte an das Archiv übergehen. In beiden Fällen - Schenkung oder Depositum - ist unbedingt darauf zu achten, dass dem Archiv auch die uneingeschränkten Nutzungs- und Verwertungsrechte nach dem Urheberrechtsgesetz eingeräumt werden, soweit der Eigentümer über Urheberrechte an Teilen des Archivguts verfügt. Werden dem Archiv diese Rechte nicht eingeräumt, können urheberrechtlich geschützte Archivalien (z.B. Fotos, Zeichnungen, Schrift-/Filmwerke) weder durch das Archiv genutzt, noch zur Nutzung vorgelegt werden.

Auch die Nutzung durch Dritte (z.B. Vorlage im Lesesaal) sollte im Vertrag geregelt werden. Anzustreben ist die Nutzung nach den Vorschriften des Hessischen Archivgesetzes und der Archivsatzung der Kommune. Ist dies vom Depositar nicht gewünscht, sind auch andere Absprachen möglich (z.B. Nutzung nur nach vorheriger Genehmigung des Depositars), die aber stets so genau wie möglich im Vertrag festgehalten werden sollten - ebenso wie die Modalitäten der Bewertung, Ershcließung oder Rückgabe.

Musterverträge finden Sie rechts oben zum Download.