Um die Geschichte einer Gemeinde und ihres gesellschaftlichen Lebens umfassend zu dokumentieren, ist es oft sinnvoll und sogar notwendig, die kommunale Überlieferung durch Archivgut privater Herkunft zu ergänzen. Ein typisches Beipsiel sind hier private Fotosammlungen oder auch die Unterlagen von Vereinen. Viele Stadt- und Gemeindearchive verwahren neben den archivwürdigen Unterlagen ihrer Kommune daher auch Unterlagen und Dokumentationsmaterialien, die sie gesammelt, erworben oder übernommen haben. Werden die Unterlagen beispielsweise des örtlichen Sportvereins oder einer Firma übernommen, ohne dass dadurch das Eigentum durch Schenkung oder Kauf an das Archiv übergeht, so handelt es sich hierbei in der Regel um ein Depositum. Im Fall von Nachlässen und Sammlungen hingegen werden die Unterlagen dem Archiv häufig zur Schenkung angeboten - sie werden damit zum Eigentum des Archivs und unterliegen damit denselben Bestimmungen wie das übrige kommunale Archivgut.
Grundsätzlich ist es immer empfehlenswert, bei der Übergabe von archivwürdigen Unterlagen aus Privathand einen Depositalvertrag oder einen Schenkungsvertrag abzuschließen, um den beteiligten Parteien Rechtssicherheit zu gewährleisten und deren Rechte und Pflichten im Umgang mit dem Archivgut festzulegen. Die Schenkung ist aus Sicht des Archivs meist die anzustrebende Lösung, da hierbei alle Eigentumsrechte an das Archiv übergehen. In beiden Fällen - Schenkung oder Depositum - ist unbedingt darauf zu achten, dass dem Archiv auch die uneingeschränkten Nutzungs- und Verwertungsrechte nach dem Urheberrechtsgesetz eingeräumt werden, soweit der Eigentümer über Urheberrechte an Teilen des Archivguts verfügt. Werden dem Archiv diese Rechte nicht eingeräumt, können urheberrechtlich geschützte Archivalien (z.B. Fotos, Zeichnungen, Schrift-/Filmwerke) weder durch das Archiv genutzt, noch zur Nutzung vorgelegt werden.
Auch die Nutzung durch Dritte (z.B. Vorlage im Lesesaal) sollte im Fall des Depositums im Vertrag geregelt werden. Anzustreben ist die Nutzung nach den Vorschriften des Hessischen Archivgesetzes und der Archivsatzung der Kommune. Ist dies vom Depositar nicht gewünscht, sind auch andere Absprachen möglich (z.B. Nutzung nur nach vorheriger Genehmigung des Depositars), die aber stets so genau wie möglich im Vertrag festgehalten werden sollten - ebenso wie die Modalitäten der Bewertung, Erschließung oder Rückgabe.
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