In Archiven und Verwaltungen kommt immer wieder die Frage nach dem richtigen Papier auf. Denn bereits hier wird der Grundstein für eine langfristige Erhaltung der Unterlagen gelegt. Aber es entsteht auch ein Konflikt zwischen der dauerhaften Sicherung und dem Umweltschutz. Nicht selten müssen (und sollten) sich Kommunalarchivarinnen in diesem Konflikt positionieren, wenn es um die Beschaffung von Papier in der Verwaltung geht.
Welches Papier ist zu verwenden?
Für Unterlagen, die dauerhaft archiviert werden sollen, ist allein die DIN ISO 9706 einschlägig. Nur Papier, das dieser Norm entspricht, ist im archivfachlichen Sinne alterungsbeständig. Hierzu gibt es auch bereits zwei Stellungnahmen der KLA und BKK von 2014 und 2019, die Sie unten herunterladen können. Umweltschutz- und Recyclingpapier (insbesondere mit dem Siegel „Blauer Engel“) sowie Papier welches der ISO 20494 entspricht ist nicht geeignet. Bei diesen Papieren entsteht ein beschleunigter Alterungs- und Zerfallsprozess. Sollen Unterlagen aus Recyclingpapier archiviert und dauerhaft erhalten werden, entstehen hohe Folgekosten sowie eine starke Umweltbelastung durch die unweigerlich notwendige chemische Behandlung (Entsäuerung). Auch sollte, wenn möglich, auf farbiges Papier verzichtet werden. Papier, das der DIN ISO 9706 entspricht, unterscheidet sich im Preis nicht signifikant von Recyclingpapier.
Darf auch Recyclingpapier in der Verwaltung verwendet werden?
Nach Rücksprache mit dem zuständigen Archiv kann für Unterlagen, die als nicht archivwürdig eingestuft worden sind bzw. in Bereichen der Verwaltung, in denen keine archivwürdigen Unterlagen entstehen, Recyclingpapier verwendet werden. Auch können bspw. Unterlagen die mehrfach ausgedruckt werden, wie Protokolle, auf Recyclingpapier gedruckt werden. Hierbei ist jedoch ein Exemplar auf archivfähigem Papier an das Archiv abzugeben. Auch in Teilen der Verwaltung, in denen archivwürdige Unterlagen bereits nur noch in digitaler Form ins Archiv übernommen werden, kann Recyclingpapier zum Einsatz kommen. Weitere hilfreiche Hinweise zum Einsatz in der Verwaltung finden Sie im Flyer des Verbandes kirchlicher Archive in der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche.
Weiter Informationen finden Sie auch im Ratgeber Bestandserhaltung Kapitel 1.1.